Forretningsorden og ansvarsbeskrivelse

1. Konstituering
Formand, næstformand, sekretær og kasser vælges på generalforsamlingen. Øvrige udvalg konstituerer sig på først kommende bestyrelsesmøde herefter.

2. Bestyrelsesmøder
Der afholdes normal 10 møder årligt, samt ekstraordinære ved behov.

Formanden indkalder til møde med dagsorden. Datoen fastsættes på bestyrelsesmødet.

Såfremt der er indkommet materiale til brug for behandling af enkeltsager, fremsendes disse med dagsorden.

Ethvert bestyrelsesmedlem kan fremsætte ønsker til behandling af den samlede bestyrelse.

Bestyrelsen er beslutnings dygtig når 2/3 medlemmer er tilstede, dog skal formand eller kasser være repræsenteret.

Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpel afstemning, ved stemmelighed er formandens stemme afgørende – i denne forfald næstformandens.

I ekstraordinære tilfælde kan bestyrelsen træffe beslutninger, skrifteligt, telefonisk eller via e-mail.

En flertalsbeslutning truffet i bestyrelsen skal i ord og handling efterfølgende efterleves loyalt af alle bestyrelsesmedlemmer.

Medlemmer, pensionærer, elevryttere og andre som ønsker at fremsætte emner til behandling af Sportsrideklubben Aalborgs bestyrelses, skal fremsende dette til klubbens mailadresse.


Har et medlem forfald, skal formanden have meddelelse herom.


3. Dagsorden

Dagsordenen for bestyrelsesmøder har følgende faste punkter.

  • Godkendelse af dagsorden.
  • Økonomi
  • Orientering fra formanden
  • Orientering fra udvalg
  • Kommende opgaver i klubben.
  • EVT.

4. Afholdelse af møderne

Møderne afholdes som oftest på kontoret beliggende på Finstrupgaard, Dallvej 5, 9230 Svenstrup J, som er Sportsrideklubben Aalborgs tilhørssted.
Møderne kan ved særlige lejligheder afholdes under private former.

5. Referater

Sekretæren tager under mødet referat af forhandlinger/diskussioner. Referatet gennemgås på mødet, og sendes herefter til det enkelte medlem på mail til godkendelse.
Referatet lægges ud på hjemmesiden, hvor medlemmer kan læse, hvorledes de enkelte emner er blevet behandlet.

Formanden/næstformanden eller den samlede bestyrelse kommunikerer beslutninger ud til de medlemmer der har ønsket et emne behandlet.
Ligeledes kommunikerer formanden ud til alle medlemmer på de sociale medier, samt klubbens hjemmeside via nyhedsbrev, hvad der foregår i deres klub.

Hvis et medlem af bestyrelsen ikke er enig i en beslutning, kan denne ønske dette ført til protokols.

6. Daglig ledelse
Forretningsudvalget forestår sammen med den ansatte daglige leder i klubben, den daglige ledelse af Sportsrideklubben Aalborg.

7. Habilitet
Ethvert bestyrelsesmedlem skal ved nyvalg gøre bestyrelsen opmærksom på, hvilke øvrige bestyrelsesposter denne måtte beklæde. Samt om der skulle være andre forhold der vil kunne have indflydelse på den pågældendes habilitet i bestyrelsen.

8. Regnskaber
Kasserens funktion består af udfærdigelse af likviditetsbudget, klubbens budget og opfølgning af dette sammen med formanden, samt klubbens daglige leder. Dette gøres som en løbende proces og er altid fast punkt på dagsordenen.

Af administrative opgaver foretages dette en gang ugentligt af den til enhver tid ansatte administrative medarbejder, der forestår løbende opfølgning på klubmodul, fakturering, betaling af klubbens omkostninger i forhold til driften.

Sportsrideklubben Aalborgs regnskab fremlægges og gennemgås, hvert år på generalforsamlingen, der også her vælger den af klubben udpegede autoriserede revisor.

Formanden og kasseren er berettiget til at udlevere uden særskilt tilladelse, at udlevere kopier af regnskabsmateriale, herunder det reviderede regnskab til offentlige instanser, Aalborg kommune, samt klubbens bankforbindelse.

9. Forretningsudvalget
Ved et hvert bestyrelsesmøde påhviler det forretningsudvalget, at orientere bestyrelsen og afholdte møder med daglig leder eller øvrige instanser.